а когда и что делать?

Если коротко, то делать примерно следующее:
Служба обеспечивает оповещение участников конвента о происходящих событиях в режиме реального времени. Это развешивание информационных листов, афиш и расписания в помещении, корректировка расписания при изменении программы, ответы на входящие звонки (выдается симка единого телефона конвента), зазывание на начало мероприятий (глашатаи). А также выступает в роли справочной на конвенте, отвечая на стандартные где-когда-как найти и нестандартные вопросы от участников конвента.